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Machen Sie dem mühevollen Einsammeln, Prüfen und Archivieren von Papier-Fahrtenbüchern ein Ende.
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In Dienstfahrzeugen den OBD-Stecker durch Ihr Unternehmen und in Poolfahrzeugen die CAN-Box durch CARSYNC einmalig installieren.
Stecker und Box haben GPS und SIM-Karte, zeichnen die Fahrten automatisch auf und speichern sie im digitalen Fahrtenbuch DSGVO-konform ab.
CARSYNC erfüllt alle Anforderungen der Mitbestimmung. Verhaltens- & Leistungskontrollen sind ausgeschlossen und Privatfahrten bleiben vertraulich.
Alle Finanzamtanforderungen
-vollständig, lückenlos und manipulationssicher- werden erfüllt. CARSYNC ist von EY zertifiziert.
Bei Poolfahrzeugen wird vor Fahrtbeginn der Fahrer authentifiziert und automatisch im Fahrtenbuch eingetragen.
Sie erhalten immer die passende Hardware, um eine anerkannte und günstige Fahrtendokumentation sicher zu stellen.
Firmenwagenfahrer mit einem festen Fahrzeug benötigen keine Authentifizierung vor der Fahrt und können selbstständig den OBD-Stecker installieren.
Für Poolfahrzeuge ist eine Authentifizierung erforderlich, die CARSYNC für Sie mit der CAN-Box und dem Log-Ident rechtssicher durchführt.
Die Installation dauert etwa 60 min. und wird von uns deutschlandweit durchgeführt.
Neben der Authentifizierung für Poolfahrzeuge liefert die CAN-Box weitere Vorteile, die Sie optional erhalten:
Führerscheinkontrolle vor jeder Fahrt.
Echtzeitanzeige von Tankstand oder Ladezustand in Flottenmanager Ansicht.
Tankstands- oder Ladezustandsanzeige bei der Buchung.
Vergleich und Anzeige von tatsächlicher Betankung und Tankabrechnung.
Alle Hardware-Einheiten haben eine integrierte SIM-Karte und ein GPS-Modul, wodurch die relevanten Daten automatisch erfasst und dokumentiert werden.
Stellen Sie in Ihrem Unternehmen eine zuverlässige und rechtskonforme Fahrtenbuchführung sicher.
Versenden Sie mit einem Klick eine Erinnerung an Fahrer mit offenen Fahrten.
Erzeugen Sie mit einem Klick Fahrtenbuch-Exporte für die Buchhaltung.
Erstellen und verwalten Sie die Stammdaten der Fahrer und Fahrzeuge.
Erteilen Sie Nutzern und Fahrern die gewünschten Zugriffsrechte.
Steuern Sie unabhängig von der Hardware und Fahrzeugmarke alle Fahrer und Fahrzeuge in einem System.
So sparen Sie sich die mühevolle Integration unterschiedlicher Programme.
Ihre Fahrer können sehr flexibel über das Smartphone (Android & iOS) oder am PC (webbasiert) ihre Fahrten einsehen und kategorisieren.
Durch Automatisierungsfunktionen, wie z. B. Kalenderimport oder Umkreiserkennung, liefert das System die Einträge und reduziert somit den Aufwand für die Fahrer.
Je nach Systemkonfiguration hat der Fahrer bereits direkt im Fahrzeug die Möglichkeit, die Fahrtkategorisierung über Eingabemedien zu pflegen.
Mehr Zeit, Papier und Nerven können Sie Ihren Fahrern nicht ersparen.
Setzen Sie auf das von Ernst & Young zertifizierte Fahrtenbuch.
Exportieren Sie mit wenigen Klicks die Fahrtenbücher an Ihre Buchhaltung. Das Fahrtenbuch erfüllt die Kriterien der Finanzbehörden und ist durch Ernst & Young auf Finanzamt-Konformität geprüft.
Musterexport ansehen
Alle vom Benutzer erstellten Daten können nachträglich geändert werden. Jede Änderung wird im System gespeichert und beim Fahrtenbuchexport kenntlich gemacht.
Es ist nicht möglich, die gespeicherten Fahrtenbucheinträge zu ändern. Die Bearbeitung durch die Software erfolgt auf der Kommentarebene, nicht im Bearbeitungsmodus.
Die Kategorisierung einer Fahrt kann innerhalb von 7 Tagen nach Ende einer Fahrt erfolgen. Nach diesem Zeitraum werden unbearbeitete Fahrten automatisch als "Privatfahrt" eingestellt.
Im Fahrtenbuch von CARSYNC wird jede Fahrt automatisch aufgezeichnet. Die Übertragung und Speicherung der Fahrten auf Datenzentrum erfolgt ebenfalls automatisch.
Bei ordnungsgemäßer Führung des Fahrtenbuchs erfüllt CARSYNC alle wesentlichen Anforderungen an Fahrtenbücher, gemäß BMF Schreiben vom 18. November 2009, BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch BMF Schreiben vom 15. November 2012, BStBl. I 2012, S. 1099.
CARSYNC wurde durch die führende Wirschaftsprüfungsgesellschaft
Ernst & Young geprüft und zertifiziert.
Uns ist wichtig in Ihrem Unternehmen Kosten und Aufwand zu reduzieren.
Der Datenschutz und die Privatsphäre der Mitarbeiter sind uns genau so wichtig.
Unsere Telematik-Funktionen dienen ausschließlich wirtschaftlichen Unternehmenszielen, sowie der Sicherheit der Fahrer und der Dienstfahrzeuge. Dabei gilt für uns das Prinzip der Datensparsamkeit.
Das CARSYNC Datenschutzkonzept bietet Ihnen eine optimale Grundlage, um Rechtssicherheit und den Schutz der Privatsphäre sicherzustellen. Lassen Sie sich unverbindlich von unseren Experten persönlich beraten.
Sämtlicher Datenaustausch mit unseren Servern in Deutschland erfolgt mit SSL und https Verschlüsselungstechnologie. Diese Server werden von uns gehostet und gesichert.
Über ein rollenbasiertes Zugriffssystem lässt sich eindeutig und transparent festlegen, wer welche Daten einsehen darf. Grundsätzlich sieht jeder Fahrer nur seine eigenen Daten, Vorgesetzte nur die Daten, der ihnen zugeteilten Mitarbeiter.
Nicht nur das Finanzamt wünscht sich eine klare Trennung von Privat- und Geschäftsfahrten. Ein eigens konzipierter Privacy-Modus stellt sicher, dass bei Privatfahrten die steuerlich nicht relevanten Details nie gespeichert werden.
Ihre Datensicherheit hat höchste Priorität. Wir haben bei der Entwicklung und Produktion als auch bei der Verarbeitung und Speicherung von Telematikdaten Sicherheitskriterien formuliert, die über die gesetzlichen Standards hinausgehen.
Bereits seit 2004 akzeptieren Kunden mit Mitbestimmung unser System. Inzwischen sind über 80% unserer Kunden Unternehmen mit einer Mitbestimmung.
Sparen auch Sie jeden Tag Zeit, Geld und Nerven.
Der Gesetzgeber regelt sehr genau, was alles in einem Fahrtenbuch enthalten sein muss und vor allem wie eine Dokumentation zu erfolgen hat.
Der CARSYNC Server speichert das Fahrtenbuch entsprechend der Finanzamt Anforderungen und gewährleistet einen manipulationssicheren Export.
Ein 100% sicheres Fahrtenbuch kann jederzeit als PDF-Auszug für einen frei wählbaren Zeitraum erstellt werden.
Dabei werden die Privatfahrten lediglich mit den zurückgelegten Kilometern angezeigt, Adressen und Uhrzeiten bleiben Ihre Privatsache.
Lassen Sie sich jetzt von unseren Experten kostenlos beraten und erfahren Sie wie Sie manuellen Arbeitsaufwand vermeiden, zusätzlich Kostenersparnisse erzielen und am einfachsten digital werden.
Informieren Sie sich über die Finanzamt Anforderungen für ein Fahrtenbuch und erhalten Sie einen Überblick für das Wichtigste.
Eine Studie unter Steuerberatern hat ergeben, dass für 61% aller Dienstwagenfahrer es sich lohnt ein Fahrtenbuch zu führen. Daher ist es für viele Unternehmen lukrativer, mit einem Fahrtenbuch die private Fahrzeugnutzung zu versteuern, anstatt sie mit der 1-Prozent-Methode beim Finanzamt einzureichen. Die 1-Prozent-Methode rentiert sich insbesondere dann, wenn der Dienstwagen relativ häufig privat gefahren wird. Wenn die private Nutzung niedriger als die geschäftliche Laufleistung ist, lohnt es sich bereits auf ein Fahrtenbuch zu wechseln.
Das Fahrtenbuch zeichnet die tatsächlichen Fahrtdaten auf und unterscheidet zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten. Zusammengefasst: Sobald die Dienstwagenfahrer seltener privat mit dem Firmenfahrzeug unterwegs sind, rentiert sich die exakte Datenerfassung über ein Fahrtenbuch. Beim Wechsel von der 1%-Methode zur Fahrtenbuch-Methode sollten Sie beachten, dass der Wechsel nur zum Jahreswechsel oder bei der Übernahme eines neuen Fahrzeugs möglich ist.
Damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, ist es empfehlenswert auf eine hochqualitative und manipulationssichere Software zu setzen. Die Prüfer in den Finanzämtern sind inzwischen bestens auf Manipulationsversuchen vorbereitet und erkennen sehr schnell, ob beim Fahrtenbuch getrickst wurde. Das Finanzamt akzeptiert nur wenige Software Programme, daher sollten Sie vor der Bestellung einer Fahrtenbuch Software ein Wirtschaftsprüfer Zertifikat einfordern. Bei zahlreichen Finanzämtern werden bereits vor der Anschaffung eine Vorabfrage eingereicht. So haben bereits viele Finanzämter die CARSYNC Software geprüft und ohne Beanstandungen akzeptiert, da sie die Anforderungen der Finanzbehörden vollständig erfüllt. Fuhrparkverantwortliche können ohne Sorgen vor der nächsten Steuerprüfung sich um andere Aktivitäten kümmern, als mühsam manuell geführte Fahrtenbücher zu prüfen. Die meisten Kunden nutzen für Dienstfahrzeuge den Fahrtenbuchstecker (OBD) und für Poolfahrzeuge die CAN-Schnittstelle.
Der OBD-Stecker kann durch den Fahrer selbst in 5 Minuten installiert werden. Die CAN-Box verfügt über eine sichere Authentifizierung des Fahrers, wodurch im Fahrtenbuch auch der Fahrer automatisch eingetragen wird. Die Installation der CAN-Box dauert ca. 60 Minuten und wird deutschlandweit durch unsere Fachbetriebe vorgenommen. Beide Hardwarevarianten zeichnen jede Fahrt automatisch auf und übertragen die Fahrtenbuchsätze mittels einer eigenen SIM-Karte auf dem Server. Die Daten sind nach dem Parken des Fahrzeugs über eine App (iOS/Android) oder Web App verfügbar und können kategorisiert werden. Mittels eines PDF-Exports kann das Fahrtenbuch an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.
Um einen Überblick zu bekommen, wie nützlich ein Fahrtenbuch für Sie ist, können Sie hier den Fahrtenbuchrechner verwenden. Ein Tipp für alle, die noch Excel oder Word als Vorlage für Ihr Fahrtenbuch verwenden: Es ist davon abzuraten, ein Fahrtenbuch mit Excel oder Word zu dokumentieren, da diese Programme nicht in einer manipulationssichern Form gespeichert und Änderungen nicht nachvollziehbar vorgenommen werden können. Ein Fahrtenbuch, das mit Excel oder Word angelegt wurde, ist nicht finanzamtskonform. Für Fuhrparks gibt es inzwischen digitale All-In-One Lösungen, die zusätzlich zum Fahrtenbuch auch eine Führerscheinkontrolle, Buchung und Fuhrparkmanagement anbieten.
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Wenn Sie beim Finanzamt Ihr Fahrtenbuch einreichen möchten, sollte Ihr Fahrtenbuch lückenlos, genau und nachvollziehbar ausgefüllt sein. Insbesondere bei der privaten Nutzung von Dienstfahrzeugen wird auf eine kilometergenaue Auflistung und Trennung zu Geschäftsfahrten geachtet. Fahrtenbücher mit lückenhafter oder fehlerhafter Dokumentation, werden vom Finanzamt nicht akzeptiert.
Mit einem digitalen Fahrtenbuch, wie die CAN-Box oder der OBD-Fahrtenbuchstecker von CARSYNC, erstellen Sie ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch. CARSYNC wurde von Ernst & Young geprüft und zertifiziert. Hierdurch ist sichergestellt, dass alle Gesetze und Vorgaben eingehalten werden. Sie brauchen sich keine Sorgen mehr, um die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs zu machen. CARSYNC erstellt ein manipulationssicheres Fahrtenbuch, bei dem es sich um tatsächliche Fahrten mit dem entsprechenden Fahrzeug handelt.