Das Fahrtenbuch für Selbständige,
Freiberufler und Firmenwagenfahrer.

Wenn Sie beim Finanzamt Ihr Fahrtenbuch einreichen möchten, sollte Ihr Fahrtenbuch lückenlos, genau und nachvollziehbar ausgefüllt sein. Insbesondere bei der privaten Nutzung von Dienstfahrzeugen wird auf eine kilometergenaue Auflistung und Trennung zu Geschäftsfahrten geachtet. Fahrtenbücher mit lückenhafter oder fehlerhafter Dokumentation, werden vom Finanzamt nicht akzeptiert.

Mit einem digitalen Fahrtenbuch, wie die gratis App oder die OBD-Fahrtenbuchstecker von CARSYNC, erstellen Sie ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch. CARSYNC wurde von Ernst & Young geprüft und zertifiziert. Hierdurch ist sichergestellt, dass alle Gesetze und Vorgaben eingehalten werden.  Sie brauchen sich keine Sorgen mehr, um die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs zu machen. CARSYNC erstellt ein manipulationssicheres Fahrtenbuch, bei dem es sich um tatsächliche Fahrten mit dem entsprechenden Fahrzeug handelt.

Eine Studie unter Steuerberatern hat ergeben, dass für 61% aller Dienstwagenfahrer es sich lohnt ein Fahrtenbuch zu führen. Daher ist es für viele Unternehmen lukrativer, mit einem Fahrtenbuch die private Fahrzeugnutzung zu versteuern, anstatt sie mit der 1-Prozent-Methode beim Finanzamt einzureichen. Die 1-Prozent-Methode rentiert sich insbesondere dann, wenn der Dienstwagen relativ häufig privat gefahren wird. Wenn die private Nutzung niedriger als die geschäftliche Laufleistung ist, lohnt es sich bereits auf ein Fahrtenbuch zu wechseln.

Das Fahrtenbuch zeichnet die tatsächlichen Fahrtdaten auf und unterscheidet zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten. Zusammengefasst: Sobald die Dienstwagenfahrer seltener privat mit dem Firmenfahrzeug unterwegs sind, rentiert sich die exakte Datenerfassung über ein Fahrtenbuch. Beim Wechsel von der 1%-Methodezur Fahrtenbuch-Methode sollten Sie beachten, dass der Wechsel nur zum Jahreswechsel oder bei der Übernahme eines neuen Fahrzeugs möglich ist.

Damit ein digitales Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, ist es empfehlenswert auf eine hochqualitative und manipulationssichere Software zu setzen. Die Prüfer in den Finanzämtern sind inzwischen bestens auf Manipulationsversuchen vorbereitet und erkennen sehr schnell, ob beim Fahrtenbuch getrickst wurde. Das Finanzamt akzeptiert nur wenige Software Programme, daher sollten Sie vor der Bestellung einer Fahrtenbuch Software ein Wirtschaftsprüfer Zertifikat einfordern. Bei zahlreichen Finanzämtern werden bereits vor der Anschaffung eine Vorabfrage eingereicht. So haben bereits viele Finanzämter die CARSYNC Software geprüft und ohne Beanstandungen akzeptiert, da sie die Anforderungen der Finanzbehörden vollständig erfüllt. Fuhrparkverantwortliche können ohne Sorgen vor der nächsten Steuerprüfung sich um andere Aktivitäten kümmern, als mühsam manuell geführte Fahrtenbücher zu prüfen. Die meisten Kunden nutzen für Dienstfahrzeuge den Fahrtenbuchstecker (OBD) und für Poolfahrzeuge die CAN-Schnittstelle.

Der OBD-Stecker kann durch den Fahrer selbst in 5 Minuten installiert werden. Die CAN-Box verfügt über eine sichere Authentifizierung des Fahrers, wodurch im Fahrtenbuch auch der Fahrer automatisch eingetragen wird. Die Installation der CAN-Box dauert ca. 60 Minuten und wird deutschlandweit durch unsere Fachbetriebe vorgenommen. Beide Hardwarevarianten zeichnen jede Fahrt automatisch auf und übertragen die Fahrtenbuchsätze mittels einer eigenen SIM-Karte auf dem Server. Die Daten sind nach dem Parken des Fahrzeugs über eine App (iOS/Android) oder Web App verfügbar und können kategorisiert werden. Mittels eines PDF-Exports kann das Fahrtenbuch an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.

Um einen Überblick zu bekommen, wie nützlich ein Fahrtenbuch für Sie ist, können Sie hier den Fahrtenbuchrechner verwenden. Ein Tipp für alle, die noch Excel oder Word als Vorlage für Ihr Fahrtenbuch verwenden: Es ist davon abzuraten, ein Fahrtenbuch mit Excel oder Word zu dokumentieren, da diese Programme nicht in einer manipulationssichern Form gespeichert und Änderungen nicht nachvollziehbar vorgenommen werden können. Ein Fahrtenbuch, das mit Excel oder Word angelegt wurde, ist nicht finanzamtskonform. Für Fuhrparks gibt es inzwischen digitale All-In-One Lösungen, die zusätzlich zum Fahrtenbuch auch eine Führerscheinkontrolle, Buchung und Fuhrparkmanagement anbieten.

Mehrere Aspekte sind für die Anerkennung von digitales Fahrtenbüchern wichtig. Das Finanzamt prüft, ob es Lücken oder Unstimmigkeiten gibt. Fahrten müssen daher zeitnah und korrekt erfasst werden, einschließlich aller relevanten Informationen wie Grund und Kategorisierung der Fahrt.

Um unangenehme Überraschungen bei der Einreichung des elektronischen Fahrtenbuchs beim Finanzamt zu vermeiden, sollten beim Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs folgende Faktoren berücksichtigt werden:

> Automatische Erfassung und Übertragung der relevanten Daten, wie Datum, Start- und Ankunftsort, Kilometerstand und Distanz
> Anzeige von Änderungsmodus bei nachträglichen Fahrtanpassungen
> Manipulationssicher und Wirtschaftsprüfer zertifiziert
> PDF-Export für Ihen Wunschzeitraum in geschlossener Form

Wie ein handschriftliches Fahrtenbuch muss auch das digitale Fahrtenbuch gewissenhaft geführt sein. Die automatische Aufzeichnung von Daten wie Datum, Start- und Ankunftsort, Kilometerstand und Distanz sowie die einfache Kategorisierung der Fahrten in einer App erleichtert die Führung eines Fahrtenbuchs erheblich. Sofern diese oben genannten Kriterien beim Kauf und der Pflege des Fahrtenbuchs berücksichtigt werden, stünde der Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs durch die Finanzbehörden nichts im Wege.