Gegenüber einer manuellen Buchung bringt ein digitales oder elektronisches Buchungssystem sowohl für den Fuhrparkverantwortlichen, als auch für die Mitarbeiter eine deutliche Vereinfachung. Ganz konkret werden mühsame und zeitaufwendige Abstimmungen durch automatisierte Buchungsprozesse ersetzt. Ein zentrales Fahrzeugbuchungssystem sorgt für eine bessere Auslastung des Fuhrparks, da alle berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf die verfügbaren Fahrzeuge haben und selbständig die Poolfahrzeuge buchen können.

Mit einer digitalen Fahrzeugbuchung ist es zu dem möglich die Fuhrparkauslastung zu optimieren. Integrierte Systeme bieten zusätzlichen Datennutzen, in dem sie z.B. für das elektronische Fahrtenbuch die Fahrerdaten und Fahrtkategorisierung übernehmen. Bei Mitarbeitern zunehmend beliebt ist das Corporate Carsharing. Bei der privaten Anmietung von Firmenfahrzeugen kommt der Buchungssoftware eine Schlüsselrolle zu, die sie mit Datenweitergabe für den Fahrzeugzugang und die Fahrtabrechnung erfüllen muss. Somit trägt die Fahrzeugbuchung neben einer starken Vereinfachung der des Buchungsprozesses auch dazu bei die Mitarbeiteridentifikation in einem Unternehmen zu steigern und für zusätzliche Einnahmen zu generieren.

Eine digitale Poolwagenbuchung reduziert in kleinen und großen Fuhrparks Zeitaufwand und steigert die Transparenz.
Die Effekte sind bei großen Flotten deutlich größer. Hier bietet es sich an das Potenzial mit einem elektronischen Buchungssystem zu nutzen.

Ein Fahrzeugbuchungssystem schafft einen detaillierten Überblick über vorhandene und verfügbare Fahrzeuge. Darüberhinaus organisiert ein Buchungssystem eine automatisierte Reservierung und Buchung der Fahrzeuge und einem Unternehmen. Fahrberechtigte Mitarbeiter in einem Unternehmen können ohne persönliche Abstimmung mit dem Fuhrparkverantwortlichen oder aufwendige manuelle Prozesse – wie das Eintragen in einem Excel Dokument – ihre Fahrzeugbuchung per Web oder App vornehmen.
Die verfügbaren Fahrzeuge werden in Echtzeit angezeigt und stehen zur Buchung bereit. Ebenso können bereits vorgenommene Buchungen storniert oder verschoben werden.

Mit dem Fahrzeug Vernetzte Buchungssysteme zeigen auch beispielsweise den Tank- oder Ladezustand eines Fahrzeugs an.

Die digitale Fahrzeugbuchung reduziert zeitlichen Aufwand, die ansonsten mühevolle Abstimmungen per Telefon, Mail oder in Excel-Tabellen erforderlich sind. Gleichzeitig schafft eine Software für die Fahrzeugbuchung einen transparenten Überblick für die Fuhrpark- und Unternehmensleitung.
Die Statistiken und Auswertungen einer Poolwagenbuchung bieten enorme Einsparpotenziale. Auslastungsdaten der Flotte aus einem Fahrzeugbuchungssystem zeigen auf einen Blick, ob zu viel oder zuwenig Fahrzeuge im Fuhrparkbestand sind.

Die schnelle Suche nach Fahrzeugnutzer ist bei Chefs und Flottenmanager ebenfalls eine beliebte Funktion, da u.a. die Zuordnung von Strafzetteln blitzschnell erledigt sind.

Wer sich auch für künftige Weiterentwicklungen im Markt aufgeschlossen zeigt, sollte bei der Auswahl auf den Ansatz und die Produktphilosophie des Anbieters achten.
Auch bei der Fahrzeugbuchung gibt es Software as a Service (SaaS) Anbieter, die ihre Produkte fortlaufend weiterentwickeln und neue Anforderungen berücksichtigen.
Zudem gibt es sogenannte All-In-One Systeme, bei denen die Schnittstelle zwischen der Poolwagenbuchung und anderer Fuhrparksoftware wie z.B. Führerscheinkontrolle, Fahrtenbuch oder Schlüsselausgabe / Fahrzeugzugang bereits gelöst ist.
Bei solchen Fuhrparksystemen sparen sich Unternehmen sehr viel Schnittstellen Programmierung und profitieren sofort von den Synergien der vorhandenen Daten.

Die Digitalisierung in Fuhrparks ist inzwischen nicht mehr weg zu denken. Sowohl KMU´s, Fuhrparkunternehmen aber insbesondere auch Unternehmen mit großen Flotten setzen systematisch auf Softwarelösungen und Digitalisierung.
Die Einsparpotenziale und Aufwandsreduzierungen machen sich insbesondere bei Poolfahrzeugen bemerkbar. Der Einsatz einer Software für die Fuhrparkverwaltung nimmt also sehr stark an Bedeutung, sobald mehrere Personen auf einen Fahrzeugpool zugreifen und den sich teilen.
Die Softwarelösungen haben häufig intelligente Algorithmen und können die Buchungsanfragen nach den Fahrzeugnutzungsrichtlinien eines Unternehmens automatisiert frei geben. Einige Anbieter bieten darüber hinaus konfigurierbare Buchungssysteme, die auf Laufleistung, Verbrauch und Tankzustand bzw. Ladezustand Rücksicht nehmen.
Anwender und Flottenmanager profitieren durch diese Konfigurationsmöglichkeiten im Alltag und bei der Leasingrückgabe. Fahrer können bereits bei der Buchung erkennen, ob die geplante Route mit dem vorhandenen Tank- oder Ladezustand gefahren werden kann.
Fuhrparkmanager sparen Leasingnachzahlungen, dadurch dass die Fahrzeugauswahl bei der Buchungsanfrage automatisch aus Fahrzeugen mit ausreichend vorhandener Restlaufleistung besteht.

Moderne Buchungslösungen bieten inzwischen standardmäßig eine App und Web Buchung. Eine Kalendereintragung bzw. automatische Benachrichtigung über eine Buchungsbestätigung oder Stornierung sind inzwischen ebenso Stand der Technik.

In Unternehmen mit stark ausgeprägter Digitalisierung des Fuhrparks ermöglicht eine fortschrittliche Poolwagenbuchung das teilen von Poolfahrzeugen mit den Mitarbeitern des Unternehmens. Corporate Carsharing steigert nicht nur die Arbeitgeberattraktivität für bestehende und potenzielle Mitarbeiter.
Durch die zusätzliche private Nutzung der Poolfahrzeuge außerhalb der Betriebszeiten generiert das Unternehmen zusätzliche Einnahmen, die zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks führen.

Der Trend geht auch eindeutig zu einer starken Vernetzung der Buchung mit anderen Fuhrparksoftware Modulen. Ein Buchungssystem ist bei einem integrierten System beispielsweise mit digitalen Fahrtenbüchern online verbunden und überträgt automatisch die relevanten Informationen für ein vom Finanzamt anerkanntes Fahrtenbuch.

Weitere Synergien der Datennutzung liegen in der Führerscheinkontrolle oder Schlüsselausgabe für Fahrzeuge. Die Auswahl für den Fahrzeugzugang nimmt stetig zu und wird sicherlich auch künftig zu nehmen, sobald auch die Hersteller Ihre Fahrzeugdaten mit den Fuhrparkmanagementsystemen teilen.
Aktuell sind klassische Schlüsselschränke oder Schlüsselboxen im Fahrzeug die gängigen Fahrzeugzugangssysteme für den Einsatz in Unternehmen mit kleinen und großen Flotten.

Zusammengefasst kann festgehalten werden, dass der Trend zur Digitalisierung in großen wie in keinen Fuhrparks stark zu nimmt. Unternehmen sollten hierbei darauf achten, dass Buchungssysteme mit anderen Fuhrparkfunktionen erweiterbar sind und durch ein SaaS Modell flexibel auf noch nicht absehbare Fuhrpark- und Mobilitätsanforderungen weiterentwickelt werden können.

Der Einsatz von digitalen Buchungssystemen lohnt sich für Poolfahrzeuge und vermeidet Doppelbuchungen, aufwendige Abstimmungen zwischen Fahrern und Flottenmanagern und identifiziert unausgelastete Fahrzeuge oder überlastete Fuhrparks.
Buchungssysteme bieten die Datenbasis für eine Weiterentwicklung des Fuhrparks mit mehr Elektromobilität und zeigen gezielt auf welche bestehende Fahrzeuge ersetzt werden können.
Einige Buchungslösungen stellen auch den auf das Fuhrparkprofil abgestimmte Bedarf an Ladesäulen für E-Fahrzeuge dar.
Schließlich schaffen elektronische Buchungssysteme transparente und effiziente Fuhrparkstrukturen.