Fleet Management: Das Wichtigste kurz & knapp erklärt

Was bedeutet eigentlich Fleet Management auf deutsch? Der Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie “Flottenmanagement”. Die Aufgabe des Fleetmanagements besteht darin, die gesamte Flotte von Firmenfahrzeugen effektiv zu verwalten und zu steuern. Dabei kommt in den meisten Fuhrparks ein Fleet Management System, auch Fuhrparkmanagement Software genannt, zum Einsatz. Diese hilft dem Flottenmanager dabei, die Standorte der Fahrzeuge zu ermitteln, ihre Routen zu überwachen und zu optimieren, die gefahrenen Kilometer zu erfassen und die Auslastung des Fuhrparks zu optimieren.

Was Sie in diesem Artikel erwartet:

• Fleet Management: Die Verwaltung, Kontrolle und Optimierung der Nutzung der Fahrzeugflotte eines Unternehmens
• Software Lösungen: Die Verbesserung der Effizienz und die Verringerung des Verwaltungsaufwandes mit Hilfe von Fleet Management Programmen
• Schadenmanagement im Fuhrpark: Wie im Fleet Management mit Hilfe von digitalem Schadenmanagement der Verwaltungsaufwand um bis zu 65 % gesenkt werden kann

Fleet Management Definition 

Im Fleet Management, auf Deutsch auch Fuhrparkmanagement genannt, geht es darum, dass ein Fleetmanager (oder auch FlottenmanagerIn) die Fahrzeugbestände des Unternehmens und alle damit zusammenhängenden Tätigkeiten koordiniert, überwacht und stetig optimiert. 

Das Fleet Management betrifft die unterschiedlichsten Arten von Fuhrparks, wie z.B.:

• Motivationsflotten: Die Flottenfahrzeuge werden hauptsächlich als Dienstfahrzeuge, Vetriebsflotten, Poolfahrzeuge und zur Motivation der MitarbeiterInnen genutzt
• Mobilitätsflotten: Die Fahrzeuge gehören meist zu Unternehmen, die im Carsharing oder der Autovermietung aktiv sind
• Funktionsflotten: Zu Funktionsflotten zählen unter anderem Lieferdienste, Logistikunternehmen und Unternehmen mit Krankenwagen
• Kleinbetriebe: Auch Kleinbetriebe, wie zum Beispiel Handwerker oder Pflegedienste haben einen Fuhrpark 

Je nach Art und Größe des Fuhrparks werden unterschiedliche Arten von Fuhrparkmanagement Systemen benötigt. Generell gilt: Je größer ein Fuhrpark, desto schwieriger wird es, alle rechtlichen Voraussetzungen ohne Hilfe von Software erfüllen zu können und den Fuhrpark optimal zu steuern.

Aufgaben im Fleet Management

Das Fleet Management besteht aus einer Vielzahl von Aufgaben, die nahtlos ineinandergreifen müssen, um eine effiziente und reibungslose Verwaltung und Steuerung der Flotte zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem die Beschaffung von Fahrzeugen, das Verhandeln und Aktualisieren von Versicherungs- und Leasingverträgen, die Koordination des Reparatur- und Schadenmanagements, sowie die Kommunikation mit den FahrerInnen, Versicherungen, Gutachtern, Werkstätten und Leasingunternehmen. Weitere wichtige Fuhrparkmanagement Aufgaben sind unter anderen:

• die Kontrolle & Ablage von Fahrzeugübergabe Protokollen & Unfallberichten 
• das Wartungs- und Instandhaltungsmanagement der Flottenfahrzeuge
• das Führen von Fahrzeugakten, Fahrtenbüchern, Fahrerakten 
• das Management von Fahrzeugbriefen, Kauf- und Leasingverträge & Versicherungen
• die Steuerung des Kraftstoffverbrauchs und die Verwaltung von Tankkarten 
• die Routenoptimierung und -planung der Flotten- und Poolfahrzeuge 
• die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DGUV 70 & der UVV 
• die Prüfung von Kostenvoranschlägen (KVA Prüfung) 
• die regelmäßige Führerscheinkontrolle bei Fahrzeugübergaben
• und vieles mehr

FleetmanagerInnen werden durch den Einsatz von Fleet Management Software entlastet

Angesichts der Vielfalt und Dynamik im Bereich des Flottenmanagements sehen sich Fuhrpark Leiter vor der Herausforderung, eine Fülle von Aufgaben zu koordinieren. Daher greifen die meisten von ihnen auf digitale Fleet Management Tools zurück, um die Abwicklung der einzelnen Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen.

Hier ein kurzer Überblick über die Bereiche, in denen Fleet Manager von den Funktionen und Automatisierungen einer Fuhrparkmanagement Software profitieren können: 

• Datenanalyse und Berichterstattung zur Flottenleistung
• Routenoptimierung der Fahrzeuge mit Hilfe von Daten & Analysen
• Verwaltung von Fahrzeugdaten und automatische Aktualisierung
• Kostenmanagement von Betriebs- und Kraftstoffkosten im Fuhrpark
• Analyse von Fahrerleistung und Sicherheit durch GPS Überwachung
• Einfache Integration von Technologietrends, wie Künstlicher Intelligenz
• Automatisierte Wartungsplanung und Dokumentation
• Zentrale Kommunikation mit allen Beteiligten wie Werkstätten, Versicherungen, Leasingunternehmen & FahrerInnen
• Integration mit anderen Geschäftsanwendungen, wie z.B. Buchhaltungsanwendungen
• Digitale Checklisten zur Fahrzeugkontrolle z.B. für Fahrzeugübergaben, Abfahrtskontrollen, DGUV & UVV Checks
• Fahrzeugverfolgung und Telematik per GPS
• Digitales Schadenmanagement und Instandhaltungsmanagement

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Das Schadenmanagement & operative Fleet Management Tool motum by RepairFix

motum by RepairFix zählt zu den führenden Anwendungen im Bereich des Schaden- und Flottenmanagements für Fuhrparks im deutschsprachigen Raum. Die Software unterstützt Fleetmanager dabei, das Schadenmanagement im Fuhrpark zu verbessern und die Effizienz zu steigern. 

Die Vorteile der Software Lösung motum by RepairFix:

• Zentrale In-App-Kommunikation mit FahrerInnen, Versicherungen, Gutachtern und Werkstätten
• Intelligentes Reparatur- und Instandhaltungsmanagement mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz im Fuhrpark
• Intuitive Handy-App mit digitalen Checklisten zur Fahrzeugkontrolle, Schadenmeldung und Unfallberichten (gemäß DGUV 70 und UVV Vorschriften)
• Zentrales Portal für Fleet Manager mit automatischer Kostenzuordnung, KVA Prüfung und Ablage von Rechnungen und Dokumenten
• Integration von Partneranwendungen, Werkstätten und anderen Fleet Services mithilfe von APIs und Schnittstellen
• Detaillierte Auswertungen, Berichte und Analysen zu Fahrzeugen, FahrerInnen, Schäden, Kosten und Reparaturstatus

Video Interview mit Dr. Moritz Weltgen, Geschäftsführer von der RepairFix GmbH zum Thema "Aktuelle Herausforderungen im Flottenmanagement"

Trends und Entwicklungen im Fleet Management

Die Digitalisierung macht auch vor dem Fuhrpark keinen Halt. Angefangen bei digitalen Fahrzeugkontrollen & Checklisten über digitales Schadenmanagement bis hin zu Künstlicher Intelligenz und Automatisierungen im Fuhrpark. All diese technologischen Erneuerungen helfen dabei, die Prozesse im Fuhrpark zu optimieren, den Arbeitsaufwand zu verringern und Kosten einzusparen. 

Case Study: Wie der Carsharing Anbieter ANYMOVE das operative Fleet Management der Zukunft entwickelt

Der Carsharing Anbieter ANYMOVE setzt neueste KI-Technologien ein, um das Fuhrparkmanagement zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Erfahren Sie mehr über die Strategien von ANYMOVE und laden Sie sich das kostenlose Interview mit dem COO von ANYMOVE, Robert Poensgen herunter.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Fleet Management

Was ist Fleet Management?

Fleetmanagement, auch Flottenmanagement auf deutsch, ist die umfassende Verwaltung und Organisation einer Flotte von firmeneigenen Fahrzeugen zur Maximierung ihrer Effizienz und Nutzung.

Wie können digitale Fleet Management Tools Unternehmen mit eigenem Fuhrpark unterstützen?

Fuhrparkmanagement Software kann Unternehmen dabei unterstützen, die Optimierung der Fahrzeugnutzung, der Fahrzeugkontrolle, der Fahrzeugverfolgung, der Fahrzeugwartung, und der Einhaltung von Vorschriften und Compliance voranzutreiben. Außerdem kann sie dabei helfen, das Schadenmanagement zu optimieren, die Effizienz zu steigern und Kosten einzusparen. 

Welche Vorteile bietet die Nutzung von Schadenmanagement Software im Fleet Management?

Der Einsatz von digitalen Schadenmanagement Lösungen im Fuhrpark ermöglicht eine effiziente Schadenbearbeitung, eine verbesserte Kommunikation mit allen FahrerInnen, Versicherungen, Sachverständigen und Leasingunternehmen. sowie die Reduktion vom administrativen Aufwand, was insgesamt zu schnelleren Reparaturen und einer optimierten Fahrzeugverfügbarkeit führt.

Welche Entwicklungen & Trends sind im Fleet Management zu erwarten?

Im Fleet Management sind vermehrte Integrationen von Künstlicher Intelligenz, Automatisierungen, fortschrittlicher Analyse und eine verstärkte Nutzung von vernetzten Geräten zu erwarten. 

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Zusätzliche Ressourcen und Quellen

Effizienzsteigerung im Fuhrpark & Fuhrparkmanagement

• Fuhrparkmanagement: Fuhrparkmanagement: Alles, was Sie zum Thema Fuhrparkmanagement wissen müssen (inkl. Tipps, Tools & Checklisten)
• Fuhrparkmanagement Software: Warum Software in 2024 für Ihren Fuhrpark absolut entscheidend ist
• Fuhrparkmanagement Aufgaben: Die wichtigsten Aufgaben eines Fuhrparkleiters in 2024
• Fahrzeugübergabe im Fuhrpark: Effiziente Abläufe und Empfehlungen für minimale Ausfallzeiten und hohe Fahrzeugverfügbarkeit
• Digitale Fahrzeugkontrollen im Fuhrpark in 2024: Fahrzeugkontrollen per Handy App - So einfach geht’s… 
• Poolfahrzeuge: Was Flottenmanager in 2024 über Poolfahrzeuge wissen sollten
• Künstliche Intelligenz im Fuhrpark: Wie künstliche Intelligenz und Automatisierungen die Effizienz Ihres Fuhrparks steigern kann
• Fuhrpark Outsourcing: Wie es Ihren Arbeitsalltag als FuhrparkleiterIn erleichtert und zusätzlich noch Zeit und Geld spart
• Fuhrpark Versicherung: Wie Sie durch effektive Maßnahmen Ihre Versicherungsprämien nachhaltig senken und Kosten sparen 
• Leasing im Fuhrparkmanagement: So können FlottenmanagerInnen bei der Leasingrückgabe Kosten einsparen
• Kostenmanagement im Fuhrpark: Vier Tipps und Tricks um Kosten im Fuhrpark nachhaltig zu senken
• Fuhrparkmanagement Prozesse optimieren: So verbessern Sie Ihre Prozesse und optimieren Ihren Fuhrpark

Checklisten zur Fahrzeugprüfung, Fahrzeuginspektion & Fahrzeugübergabe  im PDF-Format und Artikel zur Einhaltung von Fuhrpark Vorschriften

• Digitale Fahrzeugkontrollen: Fahrzeug Instandhaltung vereinfachen, Prozesse automatisieren
• Prüfung nach DGUV 70: Wichtige Informationen, die Fuhrparkmanager in 2024 unbedingt beachten sollten
• DGUV Prüfung PDF Checkliste: Für eine effiziente Überprüfung, Übergabe und Wartung Ihrer Fahrzeuge - kostenloser Download der DGUV 70 Checkliste 
• UVV Prüfung PKW: Was Flottenverantwortliche 2024 über die Prüfung von Firmenwagen nach UVV unbedingt wissen sollten
• Unfallbericht Checkliste PDF: Dokumentation des Unfallhergangs, der Schäden und der beteiligten Parteien

Schadenmanagement optimieren: Digitales Schadenmanagement

• Schadenmanagement im Fuhrpark: Tipps, Tricks & Vorlagen für Flottenverantwortliche in 2024
• Digitales Schadenmanagement: Schäden und Unfälle systematisch mit Hilfe von Fuhrparkmanagement Software verwalten, reparieren und dokumentieren
• Intelligentes Reparaturmanagement im Fuhrpark: Welche Bedeutung hat Smart Repair für Ihren Fuhrpark?
• Full Service Schadenmanagement: Outsourcing bei voller Transparenz. So einfach geht’s in 2024
• Fahrzeugverfügbarkeit: Case Study: So halten Lieferdienste, wie Knuspr, Ihre Ausfallzeiten nach Schäden im Fuhrpark so gering wie möglich
• Smart Repair im Fuhrpark: Wie Flottenverantwortliche effizienter reparieren, Kosten sparen und Schäden im Fuhrpark schneller bearbeiten