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Fragen und Antworten.

Die häufigsten Fragen unserer Fahrtenbuch-Nutzer.

1. Wie unterscheiden sich Digitales und Elektronisches Fahrtenbuch?

Das Digitale Fahrtenbuch ist eine kostenlose App, damit Sie Ihr Fahrtenbuch ganz bequem mit Hilfe eines Smartphones anlegen und führen können. Es handelt sich um eine digitale Version des Papier-Fahrtenbuchs, das Sie bei der manuellen Eingabe und Pflege von Fahrten unterstützt. Das Elektronische Fahrtenbuch nutzt dagegen eine Hardware (OBD-Stecker oder Logbox), um Telematikdaten des Fahrzeugs zu erfassen und zu verarbeiten. In dieser Version lassen sich viele Prozesse sogar völlig automatisiert durchführen.

2. Ist das CARSYNC Fahrtenbuch vom Finanzamt geprüft?

Finanzämter stellen für Fahrtenbuch-Lösungen kein pauschales Zertifikat aus. Jedes eingereichte Fahrtenbuch wird immer einzeln geprüft. Wichtig ist, dass ein Fahrtenbuch alle vorgeschriebenen Kriterien erfüllt. Darauf legen wir sehr großen Wert. CARSYNC Fahrtenbücher wurden seit 2004 vielfach von Finanzämtern im Rahmen einer Einzelfallentscheidung geprüft und anstandslos anerkannt. Von den Wirtschaftsprüfern Ernst & Young habe wir uns zusätzlich bestätigen lassen, dass unser Produkt alle Anforderungen erfüllt: www.carsync.de/EY-Zertifikat.

3. Kann man Fahrtenbucheinträge nachträglich ändern?

Grundsätzlich nein, die Fahrten sollen möglichst zeitnah nach Abschluss der Fahrt eingetragen werden. CARSYNC stellt softwareseitig sicher, dass sie Änderungen lediglich innerhalb von 7 Tagen nach Beendigung der Fahrt editieren können. Dabei werden alle Änderungen geloggt und lassen sich, sofern vom Finanzamt gefordert, im Export darstellen.

4. Was muss man beim Finanzamt einreichen?

Ein Urteil des BFH (Bundesfinanzhof) von 2005 schreibt vor, dass ein Fahrtenbuch als gebundene Papierversion eingereicht werden muss. Deshalb steht Ihnen in der App eine Export-Funktion zur Verfügung, damit Sie ihr Fahrtenbuch in ein druckbares Format übertagen können. Ein Knopfdruck genügt.

5. Welche Sicherheitsstandards erfüllt das CARSYNC Fahrtenbuch?

Die Sicherheit der Daten hat für uns höchste Priorität. Die Fahrtenbuch-Daten sind nur auf europäischen Servern gespeichert und wir erfüllen selbstverständlich die DSGVO-Vorschriften.  CARSYNC geht sogar noch einen Schritt weiter: Wir sind TISAX (Trusted Information Security Assessment Exchange) zertifiziert, dem höchstmöglichen Sicherheitsstandard der Automotive-Branche.

Der Datenschutzbeauftragte steht unter datenschutz_(at)_vispiron.de zur Verfügung.

6. Kann ich mein Fahrtenbuch auch über meinen PC verwenden?

Ja! CARSYNC bietet neben der App auch eine Webapp an. Dabei werden die Daten in Echtzeit synchronisiert. Sie können daher auch beide Anwendungen gleichzeitig verwenden.

1. Wie kann man sich registrieren?

Nach der Installation der App können Sie sich mit Ihrer Email-Adresse auf unserer Registrierungsseite anmelden. Ihre persönliche Mailadresse müssen Sie anschließend nur noch rückbestätigen. Übrigens: Alternativ können Sie sich auch gerne über Ihren Facebook, Google oder LinkedIn Account anmelden. Ganz wie Sie möchten.

2. Bei der Anmeldung mit der Email-Adresse kam kein Registrierungslink.

Eventuell stimmt die Schreibweise nicht oder Sie haben eine falsche Email-Adresse eingegeben. Bitte geben Sie auf der Registrierungsseite Ihre Email -Adresse einfach erneut ein. Sie erhalten daraufhin eine neue Bestätigungs- Email.

3. Kein Login möglich oder Passwort vergessen.

Für den Fall, dass Ihr Passwort nicht funktioniert oder Sie es vielleicht vergessen haben, klicken Sie auf der Login-Seite auf „Passwort vergessen“. Wir senden Ihnen dann einen Link via Email zu, mit dem Sie Ihr Passwort neu setzen können.

5. Die erste Fahrt erstellen.

Ein Klick auf das Plus-Symbol startet zunächst eine Abfrage Ihres Autokennzeichens. Dies ist für die Fahrtenbuch-Einreichung beim Finanzamt wichtig. Sie können es übrigens nachträglich im Fahrzeugmanagement anpassen.

Anschließend öffnet sich eine Eingabemaske, in die Sie alle relevanten Informationen Ihrer Fahrt eintragen können.

6. Neue Fahrt erstellen: Warum ist der Abfahrtsort bereits vorausgefüllt und lässt sich nicht ändern?

Der Abfahrtsort muss der Ankunftsort der letzten erstellten Fahrt sein. So stellen wir eine lückenlose Aufzeichnung sicher.

7. Neue Fahrt erstellen/Ankunftszeit ist bereits vorausgefüllt: Kann man diese Zeit ändern?

Ja, die Zeitangabe können Sie selbst angeben. Die vorausgefüllte Ankunftszeit soll Ihnen die Eingabe erleichtern. Es hilft Ihnen beispielsweise dann, wenn Sie Ihre Fahrten unmittelbar am Zielort erstellen.

8. Neue Fahrt erstellen: Woher weiß das Fahrtenbuch den Anfangs- und Endkilometerstand, nachdem ich den Zielort meiner Fahrt eingetragen habe?

Der Anfangskilometerstand ist der Endkilometerstand der letzten getätigten Fahrt. So gewährleisten wir eine lückenlose Aufzeichnung im Fahrtenbuch. Der Endkilometerstand berechnet sich nach Eingabe der Zieladresse automatisch und ist als Vorschlag anzusehen. Sie können diesen Wert bestätigen oder bei Abweichungen den Kilometerstand des Fahrzeugs angeben.

9. Werden die mit der App erstellten Fahrten auch in der Webapp angezeigt?

Ja, wenn Sie sich mit den gleichen Anmeldedaten einloggen, können Sie Ihr Fahrtenbuch über die App oder/und Webapp gleichermaßen führen.

10. Was bedeutet das Icon rechts neben der Endadresse?

Hier können Sie die Adresse Ihres aktuellen Standortes automatisch übernehmen.

11. Der vorgeschlagene Kilometerstand stimmt nicht.

Sie können den Kilometerstand mit einem Klick in das Eingabefeld anpassen.

12. Wie kann ich den Fahrttyp ändern? Was bedeuten die Fahrttypen?

Der Fahrttyp [Geschäftlich] ist bei jeder neuen Fahrt standardmäßig eingestellt. Zum Ändern klappen Sie das Dropdown auf und klicken auf den Fahrttyp Ihrer Wahl.

Folgende Typen stehen zur Auswahl:

Geschäftlich: Fahrten zu dienstlichen Zwecken.
Privat: Fahrten ohne Dienst-/Geschäftsgrund.
Wohnung/Arbeit: Fahrten, die zwischen Ihrer Wohnung und der Arbeitsstätte stattfinden.
Familienheimfahrt: Relevant, wenn Ihr Hauptwohnsitz woanders angemeldet ist (z.B.: Sie wohnen werktags in der Nähe Ihrer Arbeitsstätte und an Wochenenden an Ihrem Hauptwohnsitz). Dieser Fahrttyp wird im Finanzamt gesondert abgerechnet und kann höchstens einmal pro Woche (Hin- und Rückfahrt) verwendet werden.
Mischfahrt: Eine Mischfahrt setzt sich aus dienstlichem und privatem Anteil zusammen.

13. Was bedeuten die drei Eingabefelder bei Geschäfts- bzw. Mischfahrt? Und warum ist das Feld mit [Anlass] rot unterzeichnet?

Dies ist eine Vorgabe der Finanzämter. Sie schreibt vor, dass bei jeder Dienstfahrt ein Grund angegeben sein muss. Bei den rot unterzeichneten Feldern handelt es sich um Pflichtfelder.

14. Was bedeutet das Eingabefeld [Notiz]?

Hier können Sie eine freie Texteingabe vornehmen, die Ihnen als interner Hinweis dienen kann. Beim Export in die druckfähige Version des Fahrtenbuchs werden diese Notizen übrigens nicht dargestellt.

15. Bei einer Geschäftsfahrt wird ein Umweg erkannt: Woher kommt das? Was ist zu tun?

Wenn Sie den vom System berechneten Kilometerstand um einen gewissen Anteil nach oben korrigiert haben, könnte dies unter Umständen als Umweg erkannt werden. Umwege müssen Sie im Fahrtenbuch immer begründen. Hierfür können Sie entweder einen spezifischen Grund selbst eingeben oder einen aus der Liste rechts auswählen.

Ein Tipp: Kommt der Umweg aufgrund einer privaten Angelegenheit zustande, können Sie die Fahrt in eine Mischfahrt umwandeln. Dabei entspricht der Anteil des Umweges dem Privatanteil der Fahrt.

16. Wie lassen sich die gesetzten Filter löschen?

Die gesetzten Filter werden in Form von Chips links neben der Filterleiste dargestellt. Sie können jeden einzelnen Chip löschen, indem Sie auf das [x] drücken.

17. Die eingetragene Fahrt lässt sich nicht speichern.

Überprüfen Sie, ob alle Angaben vollständig sind. Dabei können Ihnen auch die Feedbacks vom System helfen, wenn Sie auf den Speicher Button klicken.

18. Eine erfolgreich gespeicherte Fahrt wird im Fahrtenbuch rot markiert?

Offenkundig fehlen bei dieser Fahrt finanzamtrelevante Ergänzungen. Prüfen Sie, ob der Grund der Fahrt oder des Umwegs angegeben wurden.

19. Filterleiste: Filter mit rotem Punkt und einer Zahl.

Die Zahl im roten Punkt gibt Ihnen Auskunft, bei wie vielen Fahrten in Ihrem Fahrtenbuch noch Angaben fehlen. Ein Klick auf das Filtersymbol zeigt alle offenen Fahrten an.

20. Im Fahrtenbuch sind Fahrten mit rot markierten Eingabefeldern.

Klicken Sie hierfür in das Eingabefeld (direkt im Fahrtenbuch) und geben Sie einen Anlass für die geschäftliche Fahrt an.

21. Fahrt löschen: Welche kann man löschen, welche nicht?

Grundsätzlich können Sie immer nur die letzte erstellte Fahrt löschen.

22. Kann man auch nachträglich den Kilometerstand ändern?

Ja, allerdings immer nur bei der letzten getätigten Fahrt.

23. Kann man nachträglich den Ankunftsort ändern?

Ja, allerdings immer nur bei der letzten getätigten Fahrt.

24. Kann man nachträglich die Ankunftszeit ändern?

Ja, allerdings immer nur bei der letzten getätigten Fahrt.

25. Wie lassen sich die gesetzten Filter löschen?

Die gesetzten Filter werden in Form von Chips links neben der Filterleiste dargestellt. Sie können jeden einzelnen Chip löschen, indem Sie auf das [x] drücken.

26. Wie kann man das Fahrtenbuch exportieren?

Im Untermenü des Fahrtenbuches befindet sich neben dem Tap [Fahrten] der Tap [Exportieren]. Wählen Sie diesen aus und Sie gelangen direkt auf die Exportseite. Im rechten Fenster können Sie die Filter für Ihren Export setzen. Ein Tipp: Bevor Sie diesen final exportieren, überprüfen Sie die Darstellung im linken Vorschaufenster.

27. Wo kann ich mein Kennzeichen ändern?

Im Hauptmenü finden Sie die Option [Fahrzeugmanagement]. Klicken Sie hier in das Kennzeichen rein und geben Ihr neues Kennzeichen ein.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Änderung des Kennzeichens alle bisherigen Fahrten betrifft. Die bisher erstellten Fahrten bleiben zwar bestehen, jedoch ändert sich das Kennzeichen in der Anzeige.

28. Der aktuell angezeigte Kilometerstand im Fahrzeugmanagement stimmt nicht. Wie kann ich diesen ändern?

Sie können grundsätzlich Werte nur in der letzten erstellten Fahrt ändern.

29. Wo kann ich meinen Account löschen?

Im Hauptmenü finden Sie die Option [Einstellungen]. Klicken Sie hier auf [Persönliche Informationen]. Am unteren Ende der Seite finden Sie die Funktion [Account löschen].

30. Wo kann ich meine Email-Adresse ändern?

Im Hauptmenü finden Sie die Option [Einstellungen]. Klicken Sie hier auf [Persönliche Informationen]. Klicken Sie dann in das Feld [Email] und tippen Sie Ihre neue Email-Adresse ein. Anschließend erhalten Sie eine Email mit einem Bestätigungslink. Dieser Link dient zur Rückbestätigung der neuen Email-Adresse.

31. Wo kann ich mein Passwort ändern?

Im Hauptmenü finden Sie die Option [Einstellungen]. Klicken Sie hier auf [Persönliche Informationen] und dann in das Feld [Passwort ändern]. Hier tragen Sie Ihr neues Passwort ein

32. Wo kann ich Impressum, AGBs, Datenschutzerklärung und Cookie-Richtlinien nachlesen?

Im Hauptmenü klicken Sie auf [Einstellungen] und anschließend auf [Information]. Klicken Sie auf den jeweiligen Link, um diesen zu öffnen.

33. Was passiert mit den Fahrtenbuchdaten bei Verlust des Smartphones?

Ihre Daten werden nicht lokal auf Ihrem Smartphone gespeichert, sondern sicher auf europäischen Servern. Daher bedeutet ein Verlust des Smartphones nicht gleichzeitig den Verlust Ihres Fahrtenbuches.